CET AVIS DÉCRIT COMMENT LES RENSEIGNEMENTS MÉDICAUX VOUS CONCERNANT PEUVENT ÊTRE UTILISÉS ET DIVULGUÉS ET COMMENT VOUS POUVEZ Y ACCÉDER.

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Cet avis de pratiques en matière de confidentialité HIPAA (ci-après appelé « Avis ») explique comment les renseignements médicaux concernant les participants au régime de santé et d’avantages sociaux parrainé par Carrier Corporation et ses filiales et sociétés affiliées (collectivement, « Carrier ») peuvent être utilisés et divulgués, et comment les participants peuvent y accéder. Le régime de santé et d’avantages sociaux des États-Unis parrainé par Carrier (le « Régime ») s’engage à respecter la confidentialité des renseignements médicaux protégés de ces participants.

Dans cet avis, « vous » ou « votre » désigne une personne qui participe au régime.

Que couvre cet Avis?

Le présent Avis couvre les renseignements personnels sur la santé qui peuvent être recueillis ou traités par le Régime et qui sont soumis aux U.S. Health Insurance Portability And Accountability Act (Loi sur la responsabilité et portabilité de l’assurance maladie des É-U) de 1996 (« HIPAA) »). Cet Avis ne s’applique qu’aux renseignements médicaux, car ces derniers pourraient être utilisés dans le cadre du Régime. Les employés de Carrier peuvent fournir de l’information à l’entreprise de télécommunications dans d’autres situations, comme dans les cliniques de santé ou les centres de conditionnement physique parrainés par l’entreprise ou dans le cadre des procédures d’indemnisation des travailleurs ou de retour au travail. Les renseignements fournis dans ces autres situations ne sont pas concernés par le présent avis. Carrier, dans son ensemble, n’est pas soumise à la HIPAA; seul le Régime est une « entité visée », comme défini par la HIPAA.

Puisque le Régime embauche des administrateurs pour exécuter ses activités quotidiennes, la plupart de vos renseignements médicaux protégés sont conservés par ces administrateurs et par vos fournisseurs. En général, le Régime ne conserve vos renseignements médicaux protégés que si vous contestez une décision relative à une couverture et que vous partagez vos renseignements médicaux protégés au Régime, ou si vous consentez à ce que le Régime recueille des renseignements médicaux protégés en votre nom dans le cadre d’une révision d’une décision relative à une couverture.

Quelles sont les exigences de la HIPAA?

La HIPAA exige que le Régime :

  • mette en œuvre et applique des mesures raisonnables pour préserver la confidentialité de vos renseignements médicaux protégés;
  • vous fournisse cet avis concernant les obligations juridiques et les pratiques en matière de protection des renseignements personnels relatives à vos renseignements médicaux protégés;
  • vous informe d’une atteinte à vos renseignements protégés qui n’a pas été corrigée et
  • se conforme aux modalités de cet Avis.

Cet Avis vous fournit des renseignements sur :

  • l’utilisation et la divulgation des renseignements médicaux protégés par le Régime;
  • comment obtenir l’accès à et faire corriger vos renseignements médicaux protégés conservés par le Régime; et
  • comment poser des questions ou formuler des plaintes concernant le traitement de vos renseignements médicaux protégés par le régime.

Comment le Régime utilisera ou divulguera-t-il vos renseignements médicaux protégés?

Le Régime, ou les tiers qui participent à l’administration des réclamations dans le cadre de ce dernier, utiliseront et divulgueront vos renseignements médicaux protégés pour effectuer le traitement, le paiement et les opérations de soins de santé, comme décrit plus bas. Le Régime peut également divulguer les renseignements médicaux protégés à Carrier pour le traitement, le paiement et les opérations de soins de santé, dans la mesure où Carrier participe à l’administration du Régime.

À des fins de traitement. Le Régime peut utiliser et divulguer vos renseignements médicaux pour vous offrir un traitement et des services ou coordonner vos soins et peut divulguer des renseignements aux fournisseurs qui participent à vos soins. Par exemple, le Régime pourrait divulguer des renseignements sur un traitement que vous avez subi antérieurement à un fournisseur afin de déterminer si un traitement en attente pourrait entrer en conflit avec un autre traitement que vous suivez déjà.

Pour le paiement. Le paiement comprend les mesures à prendre pour déterminer la couverture et le paiement (p. ex., gestion des réclamations, subrogation, facturation, remboursement du régime, examens nécessaires pour des raisons médicales, examen de l’utilisation d’un médicament et autorisations préliminaires). Par exemple, le Régime peut indiquer à votre médecin si vous êtes admissible à l’assurance, ou encore, partager vos renseignements avec un fournisseur de services d’examen de l’utilisation ou de certification préliminaire.

Pour les opérations de soins de santé. Le Régime peut utiliser et divulguer vos renseignements médicaux en fonction de ce qui est nécessaire pour la mise en œuvre du Régime, comme l’évaluation de la qualité, l’examen de la compétence des professionnels de la santé, les taux de prime, la souscription, la gestion et la planification des affaires, la gestion des maladies, la gestion des dossiers, l’exécution ou la planification d’examens médicaux, les services juridiques et les activités de vérification. Par exemple, le Régime peut utiliser des informations relatives à vos réclamations afin de vérifier l’exactitude du traitement des réclamations par un administrateur tiers. Le Régime ne peut pas utiliser ni divulguer vos données génétiques à des fins de sélection des risques.

Plus précisément, le Régime peut utiliser ou divulguer vos renseignements médicaux protégés pour :

  • vous fournir des services pour coordonner les options de soins disponibles;
  • gérer les décisions relatives aux paiements et à la couverture en cas de contestation de la décision d’un administrateur du Régime;
  • évaluer et offrir des avantages sociaux, comme examiner la pertinence des avantages offerts, évaluer les coûts du Régime et vérifier le Régime;
  • traiter une demande que vous avez faite;
  • transférer les actifs d’une partie ou de la totalité de l’entreprise, comme dans le cas d’une faillite, d’un achat d’actions ou d’un autre transfert d’actif
  • se conformer à la loi, poursuivre en justice et défendre ses droits légaux.

Avec qui le Régime communiquera-t-il vos renseignements médicaux protégés?

Le Régime communiquera vos renseignements médicaux protégés à :

  • Autres entités couvertes. Le Régime peut divulguer vos renseignements médicaux protégés aux fournisseurs de soins de santé et aux administrateurs du régime afin de démontrer votre admissibilité aux avantages sociaux, vous aider avec un traitement et le paiement de ce dernier, ou coordonner les prestations.
  • Collaborateurs. Le Régime a conclu des contrats avec des fournisseurs de services, appelés « Collaborateurs », pour exécuter des fonctions en son nom. Le Régime doit conclure des ententes avec les Collaborateurs qui demandent d’eux qu’ils protègent la confidentialité de vos renseignements médicaux protégés. À titre d’exemple de Collaborateur, le Régime fait appel aux services d’entreprises qui offrent des services administratifs nécessaires au paiement de vos réclamations au titre de frais médicaux.
  • Les personnes impliquées dans vos soins de santé ou le paiement de ces derniers. À moins que vous ne vous y opposiez, le Régime peut divulguer vos renseignements médicaux protégés à un membre de votre famille, à un ami proche ou à une autre personne choisie par vous qui participe à vos soins de santé. Le Régime peut également divulguer vos renseignements médicaux protégés à une entité participant aux efforts de secours en cas de catastrophe afin d’informer votre famille de votre emplacement et de votre état général. Si vous n’êtes pas en mesure d’accepter cette divulgation en raison de circonstances d’urgence ou parce que vous n’êtes pas présent(e) au moment de l’incident, le Régime peut alors déterminer, en faisant preuve de jugement professionnel, que la divulgation est dans votre intérêt supérieur
  • Lorsque la loi l’exige. Le Régime peut utiliser ou divulguer vos renseignements médicaux lorsque la loi l’exige.
  • Activités relatives à la santé publique. Le Régime peut divulguer vos renseignements médicaux dans le cadre d’activités relatives à la santé publique. Ces activités peuvent comprendre, par exemple, le signalement à un organisme public de santé pour prévenir ou contrôler une maladie contagieuse, une blessure ou une invalidité, le signalement des réactions aux médicaments ou des problèmes liés aux produits, l’abus ou la négligence d’un enfant ou le signalement d’une naissance ou d’un décès.
  • Signalement des victimes d’abus, de négligence ou de violence familiale. Le Régime peut divulguer vos renseignements médicaux protégés si un motif raisonnable laisse penser que vous êtes la victime d’abus ou de violence conjugale et dans le cas ou la divulgation est autorisée par la loi. Dans le cas d’une telle divulgation, le Régime vous informera dans les plus brefs délais, à moins que le fait de vous informer vous expose à un sérieux danger.
  • Activités de surveillance de la santé. Le Régime peut divulguer vos renseignements médicaux protégés à un organisme de surveillance de la santé pour des activités autorisées par la loi, telles que des vérifications, des enquêtes, des inspections et des autorisations d’exercer ou pour des activités impliquant la surveillance du système de santé par le gouvernement.
  • Pour éviter une menace grave pour la santé ou la sécurité. Lorsque nécessaire pour prévenir une menace grave pour votre santé ou votre sécurité ou pour la santé ou la sécurité du public ou d’une autre personne, et quand cela se conforme aux normes d’éthique, le Régime peut utiliser vos renseignements médicaux protégés, limitant la divulgation à une personne en mesure d’atténuer ou d’éviter la menace.
  • Procédures judiciaires et administratives. Le Régime peut divulguer vos renseignements médicaux protégés en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou d’une ordonnance administrative, à une citation à comparaître, à une demande de divulgation, ou à tout autre processus licite dans le cas où le Régime reçoit la preuve que la partie demandant les renseignements a fait des efforts raisonnables, soit (i) pour vous aviser de la demande, afin que vous ayez la possibilité de vous y opposer, ou (ii) pour obtenir une ordonnance préventive qualifiée.
  • Application de la loi. Le Régime peut divulguer vos renseignements personnels médicaux protégés à des fins d’application de la loi, notamment pour se conformer aux exigences en matière de déclaration, pour se conformer à une ordonnance judiciaire, à un mandat ou à un processus juridique similaire, ou pour répondre à certaines demandes d’information relative à des crimes.
  • Recherche. Le Régime peut utiliser ou divulguer vos renseignements médicaux protégés à des fins de recherche si les aspects de la recherche ont été examinés et approuvés, si l’équipe de recherche recueille des renseignements dans la préparation d’un projet de recherche, si la recherche a lieu après votre décès ou si vous autorisez l’utilisation de vos renseignements médicaux protégés à des fins de recherche.
  • Coroners, médecins légistes, directeurs de funérailles, services d’approvisionnement en organes. Le Régime peut divulguer vos renseignements médicaux protégés à un coroner, un médecin légiste, un directeur de funérailles ou, si vous êtes un donneur d’organes, à une organisation impliquée dans le don d’organes et de tissus.
  • Fonctions militaires, anciens combattants et autres fonctions gouvernementales particulières. Si vous êtes membre des forces armées, le Régime peut utiliser et divulguer vos renseignements médicaux protégés conformément aux exigences du commandement militaire. Le Régime peut divulguer des renseignements médicaux à des fins de sécurité nationale ou pour protéger le président des États-Unis ou certains autres fonctionnaires ou pour mener certaines enquêtes spéciales.
  • Indemnisation des accidents du travail. Le Régime peut utiliser ou divulguer vos renseignements médicaux protégés afin de se conformer aux lois relatives à l’indemnisation des accidents du travail ou à des programmes similaires, y compris, mais sans s’y limiter, aux réclamations d’indemnisation en cas d’accident de travail.
  • Assureurs tiers. Dans certaines circonstances, des tiers peuvent être responsables du paiement de vos traitements médicaux, comme l’assurance automobile ou autre. Le Régime pourrait devoir partager vos renseignements médicaux protégés afin de collaborer avec d’autres tiers afin de déterminer la responsabilité du paiement.
  • Divulgations à votre endroit. Le Régime est tenu de vous donner accès à vos renseignements médicaux protégés qui figurent dans le dossier qui vous est désigné lorsque vous le demandez.
  • Avec votre permission. Nous solliciterons votre autorisation pour : (1) la plupart des utilisations et divulgations des notes de psychothérapie (telles que définies par la HIPAA); (2) l’utilisation et la divulgation de vos renseignements médicaux protégés à des fins de marketing; et (3) les divulgations qui constituent une vente de vos renseignements médicaux protégés. Sauf comme décrit dans le présent avis, le Régime utilisera et divulguera vos renseignements médicaux uniquement après avoir obtenu votre autorisation écrite. Toute autorisation autorisant le Régime à utiliser ou divulguer doit spécifier les raisons particulières de ces utilisations ou divulgations que vous autoriserez, et les récipiendaires qui auront accès à cette information. Vous pouvez révoquer une autorisation par écrit en tout temps. Si vous révoquez une autorisation, le Régime cessera l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements médicaux pour les raisons couvertes par cette autorisation, excepté quand le Régime a déjà recouru à cette autorisation.

Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements médicaux protégés?

Vos droits sont les suivants :

  • Accéder à vos renseignements médicaux protégés. Vous avez le droit d’inspecter et d’obtenir une copie de vos dossiers cliniques ou de facturation ou d’autres informations pouvant être utilisées pour prendre des décisions relatives à vos soins (« votre dossier désigné »), sous réserve de certaines exceptions. Dans la plupart des cas, le Régime peut exiger des frais raisonnables pour fournir les renseignements demandés. Le Régime peut refuser votre demande d’inspection ou de réception de copies dans certaines circonstances. Selon les circonstances, il se peut que vous ayez le droit de faire réviser le refus. N’oubliez pas que le Régime a un accès limité à vos renseignements médicaux protégés étant donné que ces derniers sont conservés par les administrateurs du Régime ainsi que par vos fournisseurs de soins de santé. Dans la mesure où le Régime conserve votre dossier désigné par voie électronique, vous avez également le droit de recevoir une copie électronique de ces renseignements. Vous pouvez également nous demander d’en envoyer une copie directement à un tiers nommé par vous. Le Régime peut exiger des frais, conformément à la loi applicable, pour couvrir les dépenses liées à la satisfaction de votre demande.
  • Modifier vos renseignements médicaux protégés. Si vous croyez que vos renseignements médicaux protégés dont dispose le Régime sont erronés ou incomplets, vous pouvez demander au Régime de modifier cette information. Vous avez le droit de demander la modification de vos renseignements médicaux protégés tant que ces derniers sont conservés par le Régime ou pour celui-ci. Votre demande doit indiquer la raison de la modification demandée. Le Régime peut refuser votre demande de modification dans certaines circonstances. Si le Régime refuse votre demande de modification, il vous fera parvenir une explication du refus par écrit. Vous ou votre représentant personnel pouvez alors soumettre une déclaration écrite en désaccord avec le refus et faire inclure cette déclaration dans toute divulgation ultérieure de vos renseignements médicaux protégés.
  • Demander un compte rendu des divulgations. Vous avez le droit de recevoir un compte rendu de la divulgation de vos renseignements médicaux protégés dans le cadre du Régime pendant une période pouvant aller jusqu’à six ans. La présente liste de divulgations ne comprendra pas les divulgations faites (i) pour exécuter le traitement, le paiement ou les opérations de soins de santé; (ii) avec votre autorisation; (iii) pour vous; ou (iv) avant le 14 avril 2003. Le premier compte rendu fourni dans un délai de 12 mois sera gratuit. Pour chaque demande subséquente de compte rendu au cours d’une période de 12 mois, le Régime peut exiger des frais raisonnables et vous avisera des frais encourus. Vous pouvez également décider de retirer ou de modifier votre demande avant d’engager les frais.
  • Restrictions relatives à la demande. Vous avez le droit de demander une restriction quant à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements médicaux protégés concernant le traitement, le paiement ou les opérations de soins de santé. Vous avez également le droit de demander une restriction quant à la divulgation de vos renseignements personnels à une personne impliquée dans vos soins médicaux ou au paiement de ces derniers. Le Régime n’est pas tenu d’accepter les restrictions que vous demandez, mais si vous êtes habile à le faire, vous pouvez demander au Régime de restreindre les divulgations aux membres de votre famille ou à vos amis. Si le Régime le permet, il satisfera votre demande, à moins que vos renseignements médicaux protégés soient nécessaires pour un traitement en cas d’urgence. Le Régime peut également cesser de se conformer à une demande de restriction en vous donnant un avis. Si vous avez entièrement payé par vous-même pour un article ou un service de soins de santé et que vous ne voulez pas que le Régime divulgue des renseignements médicaux protégés à propos de cet article ou service aux fins de paiement ou d’opérations de soins de santé, nous devons satisfaire votre demande.
  • Demander la confidentialité des communications avec vous. Si vous croyez que la divulgation de la totalité ou d’une partie de vos renseignements médicaux peut vous mettre en danger, vous avez le droit de demander de communiquer avec le Régime d’une manière précise, comme avec des moyens ou des emplacements différents. Par exemple, vous pouvez demander que toutes les communications avec vous soient envoyées à votre adresse professionnelle. Votre demande doit indiquer que, sans ces mesures, la divulgation risque de vous mettre en danger. Le Régime convient à vos demandes raisonnables.
  • Obtenir une copie papier de cet avis. Vous avez le droit de recevoir une copie papier du présent avis en tout temps. Même si vous avez accepté de recevoir cet avis par voie électronique, vous avez toujours droit à une copie papier de cet avis.
  • Exercer les droits applicables en matière de confidentialité des États. Vous pourriez disposer d’autres droits en matière de protection des renseignements personnels en vertu des lois de l’État, notamment des droits relatifs à certains renseignements protégés, comme les dossiers de santé mentale, l’information relative à la grossesse, les maladies transmissibles, les maladies liées au VIH/sida, le traitement de l’abus de substances et les données génétiques, ainsi que le traitement de la santé des mineurs. La loi de l’État exige généralement que nous obtenions votre autorisation écrite avant de divulguer ces renseignements, sauf lorsque la divulgation est expressément permise ou exigée par la loi.

Pour communiquer avec le Régime afin d’exercer vos droits :

  • pour les employés — communiquez avec votre représentant des ressources humaines ou avec la ligne d’assistance des fournisseurs (les coordonnées sont indiquées ci-dessous).
  • Pour tous les autres, communiquez avec la ligne d’assistance des fournisseurs (les coordonnées sont indiquées ci-dessous).

Avec qui devez-vous communiquer pour obtenir de plus amples renseignements ou pour formuler une plainte?

Si vous croyez que vos droits en matière de confidentialité en vertu de la HIPAA ont été violés, vous pouvez déposer une plainte auprès du Régime ou du secrétaire des U.S. Department of Health and Human Services (ministère de la Santé et des Services sociaux).

Pour déposer une plainte au sujet du Régime, communiquez avec :

Carrier Global Corporation
Center for Intelligent Buildings
13995 Pasteur Boulevard
Palm Beach Gardens, FL 33418
Téléphone : +1 855-409-9923

Ou sur ce site Web sécurisé

Pour déposer une plainte auprès du U.S. Department of Health and Human Servicese, faites parvenir une plainte écrite par la poste au : Office for Civil Rights, U.S. Department of Health and Human Services, 200 Independence Avenue, S.W., salle 509F HHH Building, Washington, D.C. 20201, par télécopieur au (617) 565-3809 ou par courriel à [email protected].

Carrier ne vous tiendra pas rigueur d’avoir déposé une plainte.

Comment Carrier vous avisera-t-elle si cet avis est mis à jour?

Le Régime se réserve le droit de modifier le présent Avis et de mettre en vigueur de nouvelles dispositions révisées dans ce dernier pour tous les renseignements médicaux déjà reçus et conservés par le Régime, ainsi que pour tous les renseignements médicaux qu’il recevra à l’avenir. Sur demande, le Régime fournira une copie de l’avis révisé. Une copie de l’avis en vigueur sera affichée sur MyCarrier et fournie sur demande.

Dernière mise à jour le 6 mars 2020.